Practici și proceduri
Codurile, politicile și procedurile după care lucrează Netcity Telecom: integritate, transparență și conformitate.
Netcity Telecom S.A. (“Societatea” și/sau “Netcity”) în calitate de titular al dreptului de concesiune primit de la Primăria Municipiului București, proiectează, construiește, administrează și exploatează rețeaua metropolitană de telecomunicații, cu scopul de a satisface nevoia utilizatorilor de a-și realiza rețele de comunicații electronice moderne, îmbunătățind totodată aspectul vizual al orașului prin migrarea rețelelor de cabluri aeriene în subteran.
Infrastructura metropolitană astfel dezvoltată de Netcity este pusă la dispoziție în mod egal, transparent și nediscriminatoriu tuturor companiilor și operatorilor de telecom care activează sau doresc să ofere servicii pe teritoriul municipiului București.
Pentru realizarea acestui scop Netcity colaborează cu numeroși furnizori de bunuri, produse și servicii. În calitate de întreprindere responsabilă, dorim ca furnizorii și colaboratorii noștri să împărtășească valorile și să respecte principiile fundamentale ale societății noastre și ale grupului Electrogrup Infrastructure S.A (“E-INFRA”) din care facem parte, prezentate în acest document, precum și să le implementeze la nivelul fiecăreia dintre societăți.
În acest sens practicile și politicile noastre de referință sunt prezentate în extras în acest document:
- CODUL DE CONDUITĂ ÎN AFACERI
- CODUL DE CONDUITĂ ȘI ETICĂ PROFESIONALĂ
- DECLARAREA CONFLICTELOR DE INTERESE
- POLITICA NETCITY PRIVIND RAPORTAREA ÎNGRIJORĂRILOR
Codul de conduită în afaceri
1.Interzicerea discriminării
Netcity Telecom S.A. („Compania” sau „Netcity”). consideră respectul faţă de ceilalţi ca fiind unul dintre principiile sale etice fundamentale. În acest sens, se acordă o atenţie specială respectării, în cadrul fiecăruia dintre domeniile sale de activitate, a spiritului şi literei Declaraţiei Universale a Drepturilor Omului. Netcity dezaprobă discriminări din motive cum ar fi sexul, vârsta, moravuri, rasa, etnia sau naţionalitatea, persoanele cu dizabilităţi, opiniile sau convingerile religioase, politice sau sindicale.
2.Respectarea legii
Colaborarea dumneavoastră cu organizația noastră implică respectarea strictă a legilor și regulamentelor în vigoare. Partenerii comerciali se angajează să respecte prevederile legislației din România, precum și ale regulamentelor/legislației Uniunii Europene.
3.Concurența neloială
Netcity militează pentru prevenirea, identificarea și înlăturarea tuturor situațiilor care sunt asimilate practicilor anticoncurențiale. Organizația noastră nu tolerează și nu săvârsește practici anticoncurențiale. Partenerii comerciali se angajează să respecte regulile concurenței loiale și oneste, precum și prevederile în vigoare ale legii concurenței (legislației anti – monopol).
4.Corupție
Partenerii noștri se angajează să-și desfășoare activitatea în cadrul relațiilor noastre comerciale, evitând faptele de corupție sau fraudă. Negocierea și executarea contractelor nu trebuie să lase loc unor comportamente sau fapte care pot fi calificate drept corupție activă sau pasivă sau de complicitate ori instigare.
5.Conflict de interese
Societatea noastră nu va accepta nicio propunere din partea vreunui furnizor, client sau concurent, care să fie de natură să genereze vreun conflict de interese.
6.Confidențialitate
Toate informațiile luate la cunoștință în timpul raporturilor contractuale încheiate cu clienți, furnizori, nu vor fi dezvăluite fără acordul nostru comercial, cu excepția situațiilor reglementate în lege și prevăzute în mod expres în contracte.
7.Asigurarea securității fiecărui colaborator
Asigurarea sănătății și securității în muncă în ceea ce privește colaboratorii este prima grijă a societății noastre. Obiectivul societății noastre este zero accidente, atât în șantiere, cât și în locațiile de activitate și de deplasări, obiectiv care trebuie să fie respectat cu strictețe de toți partenerii care își desfășoară activitatea în locațiile/șantierele noastre.
8.Proprietate intelectuală:
Ideile comerciale care nu sunt publice, strategii și alte informații comerciale dezvoltate de Netcity constituie proprietatea societății noastre și se află sub protecția legii proprietății intelectuale.
9.Protecția mediului
Pe parcursul activităților sale, societatea noastră se străduiește să atingă cele mai bune standarde de mediu în ceea ce privește conservarea resurselor naturale, consumurilor de energie, managementul deșeurilor și protecția biodiversității și ne așteptăm ca partenerii noștri să procedeze în egală măsură în cadrul relațiilor noastre comerciale.
10.Protecția datelor cu caracter personal
Netcity respectă reglementările privind prelucrarea datelor cu caracter personal și ne așteptăm ca partenerii noștri să procedeze în egală măsură în cadrul relațiilor noastre comerciale.
Codul de conduită și etică profesională
Codul de Conduită și Etică definește idealurile, valorile, principiile și normele morale pe care angajații și partenerii NETCITY consimt să le respecte și să le aplice în activitatea desfășurată. Implementarea Codului de Conduită și Etică este utilă pentru promovarea unei conduite profesionale etice și evitarea apariției unor situații care ar putea afecta reputația companiei.
Acest Cod nu conține răspunsuri la toate problemele care ne preocupă în domeniu sau care pot apărea. Vom rezolva dilemele etice prin aplicarea principiilor trasate de prezentul Cod și prin judecarea corectă și obiectivă a situațiilor de fapt.
Existența unui Cod de Conduită și Etica protejează NETCITY și salariații onești de comportamente necinstite sau oportuniste.
Codul de conduită și Etică trebuie respectat de Administratori, Directori, Manageri, personal și, în general, de toți partenerii, în vederea prevenirii situațiilor care favorizează acțiunile ilegale.
Politica de față identifică, cu titlu exemplificativ, obligațiile și interdicțiile din punct de vedere al comportamentului, cu referire, în special, la relațiile cu autoritățile publice, partenerii și activitățile și obligațiile NETCITY, formulând principiile prezentului Cod în termeni operaționali.
Responsabilitățile noastre sunt
– Față de clienți: Comunicăm clienților noștri, în mod deschis, informații și experiențe, asigurăm confidențialitate și discreție.
– Față de angajați: Sprijinim dezvoltarea personală a angajaților, încercând să oferim toate informațiile solicitate, dar și condiții de muncă adecvate.
– Față de acționari: Ne bazăm pe o politica informațională transparentă și o conducere profesionistă și responsabilă.
– Față de furnizori : Ne sprijinim pe experiențele și capacitățile furnizorilor atent selectați.
– Față de partenerii de afaceri: Derulăm relațiile contractuale utilizând practici de afaceri oneste și legale, promovând concurența deschisă și cinstită și, nu în ultimul rând, respectând întotdeauna drepturile partenerilor de afaceri. Toți partenerii de afaceri sunt tratați în mod corect și egal.
– Față de comunitate: Dezvoltăm o cultura a responsabilității sociale bazată pe etica în afaceri, tehnologii prietenoase față de mediu, corectitudine în relațiile de muncă, transparență față de autoritățile publice, integritate și investiții în comunitate.
Valorile fundamentale ale Netcity vizează angajații, conduita acestora în interiorul organizației, în activitățile operaționale și în relațiile cu autoritățile publice și partenerii de afaceri.
Angajații Societății își desfășoare activitatea profesională ținând cont de o serie de valori morale și profesionale.
Valorile morale au în vedere integritatea, imparțialitatea, deschiderea, raționalitatea în orice acțiune și comportament.
Valorile profesionale au în vedere satisfacerea clienților, valorificarea experienței și competenței fiecărui angajat , loialitate și responsabilitate în îndeplinirea obiectivelor asumate, obiectivitate, nediscriminare și concurență loială în relațiile cu partenerii și competitorii săi astfel încât comportamentul profesional să nu fie influențat de conflicte de interese sau alți factori de influență.
Activitatea de recrutare și promovare a angajaților se realizează cu respectarea legilor, actelor normative și de reglementare din România.
Criteriile de recrutare, selecție și promovare sunt strict de natură profesională și în acord cu legislația în vigoare. Recrutarea și promovarea în cadrul Societății asigură respectarea drepturilor tuturor persoanelor care participă la procesul de selecție, bazându-se exclusiv pe criterii obiective, relevante pentru specificul fiecărui post vizat, asigurând evitarea oricărei forme de discriminare directă sau indirectă, bazată pe criterii de sex, orientare sexuală, caracteristici genetice, vârstă, apartenență națională, rasă, culoare, etnie, religie, opțiune politică, origine socială. Nu sunt tolerate abuzurile, amenințările, intimidarea sau hărțuirea fizică sau verbală. Societatea asigură protecția datelor personale conform Regulamentului UE nr. 679/2016.
În relația cu autoritățile publice, când participă la licitații și, în general, la orice negociere cu aceasta, Netcity acționează conform legilor, regulamentelor aplicabile și cu integritate și profesionalism.
În relațiile interne, operaționale și cu terții se vor respecta legile și regulamentele în vigoare în România precum și principiilor de comportament etic adoptate de Societate. Toți partenerii (consultanții, furnizorii și, în general, orice terț care acționează în numele și sau în interesul Societății) sunt identificați și selectați în mod complet imparțial, autonom și independent. La selecția acestora, Societatea va evalua competența, reputația, independența, abilitățile organizaționale și capacitatea acestora de a îndeplini în mod corespunzător și la timp obligațiile contractuale și sarcinile ce le-au fost alocate.
Toți partenerii trebuie să acționeze întotdeauna, fără nicio excepție, cu integritate și diligență, în deplină conformitate cu toate principiile legate de corectitudine și legalitate prevăzute în orice cod etic adoptat de aceștia.
În ceea ce privește concurența, Netcity se angajează să nu participe la:
- Practici concertate de tipul cartelurilor sau înțelegerilor cu competitorii;
- Înțelegeri care limitează relațiile cu furnizorii sau clienții;
Netcity nu va participa prin reprezentanții săi la nici o formă de contact (direct/indirect) între organizații, care are ca obiect sau efect fie influențarea comportamentului pe piață al unui concurent prezent sau potențial, fie dezvăluirea comportamentului pe care organizația a decis sau intenționează să îl adopte pe o piață unui asemenea concurent. În cazul în care un reprezentant al Netcity constată în cadrul unei întâlniri de afaceri că subiectul acesteia are legătură cu stabilirea unor astfel de practici, va denunța participanților caracterul acestei întâlniri și va solicita să se consemneze în scris motivul pentru care părăsește întâlnirea.
În ceea ce privește confidențialitatea, atât Netcity cât și angajații și partenerii săi vor respecta confidențialitatea tuturor informațiilor obținute pe parcursul derulării activității profesionale și relațiilor comerciale, care ar putea fi utilizate pentru a afecta concurența corectă. Această obligație se menține chiar și după încheierea relației profesionale si/sau comerciale cu Netcity, în conformitate cu legislația în vigoare și prevederile contractuale aplicabile, acolo unde este cazul.
Declararea conflictelor de interese
Orice persoană fizică sau juridică (“Furnizor”) care vinde, închiriază sau furnizează cu orice titlu produse, servicii sau orice bunuri către Netcity sau oricărui afiliat al acesteia la nivelul E-Infra sau intră în orice fel de relație de afaceri cu Netcity și/sau E-Infra trebuie sa cunoască și să respecte prevederile Codului de Conduită în afaceri al Netcity.
Codul de conduită astfel cum poate fi acesta actualizat periodic poate fi accesat și consultat pe website-ul Netcity.
Pe toată durata și în legătură cu toate aspectele aferente desfășurării relațiilor comerciale și de afaceri de orice natură cu Netcity, Furnizorul are obligația de a se asigura că oricare și toți angajații, directorii, consultanții, colaboratorii și orice alți reprezentanți sau prepuși ai acestuia (”Reprezentanții Furnizorului”) a luat la cunoștință și respectă prevederile Codului de Conduită.
În conformitate cu prevederile Codului de Conduită, orice conflict de interese sau posibil conflict de interese, așa cum sunt descrise în Codul de Conduită (”Conflict de interese”) trebuie declarat de către Furnizor în mod corespunzător atât la începutul relației cu Netcity cât și pe parcursul acesteia, imediat ce o astfel de situație de Conflict de interese apare. Astfel, se consideră că există un conflict de interese în ceea ce privește Furnizorul de fiecare dată când există o Relație Semnificativă între Furnizor sau un Reprezentant a Furnizorului și orice Persoană în legătură Netcity.
Orice Conflict de interese trebuie declarat de către Furnizor prin completarea Formularului de declarare a conflictului de interese. Din Formularul de interese face parte și Structura participațiilor (structura deținerilor de participații în afacerea Furnizorului (acționari sau deținători de părți sociale).
Conflictele de interese care nu sunt declarate corespunzător de către Furnizor, respectiv de către orice Reprezentant al Furnizorului reprezintă conduită interzisă conform prevederilor Codului de Conduită și respectiv un caz de încălcare esențială a documentului care stă la baza relației contractuale dintre Furnizor și Netcity, cu toate sancțiunile și efectele care decurg din aceasta.
Declarațiile Furnizorului cu privire la conflictul de interese
Prin prezenta, cunoscând prevederile legale privind falsul în declarații, declar în numele [denumire Furnizor]:
- Subsemnatul/(a), [nume Reprezentant Furnizor], dețin [funcția în cadrul / relația cu Furnizorul] și sunt autorizat(ă) să dau această declarație;
- Am parcurs cu atenție și am înțeles conținutul acestei declarații, precum și al Codului de Conduită;
- Furnizorul se obligă și va face ca toți Reprezentanții Furnizorului să fie informați și cu privire la și să respecte toate prevederile Codului de Conduită;
- După cunoștința mea, în urma unor investigații rezonabile, Anexa 1 la prezenta declarație conține (i) toate Relațiile Semnificative între Furnizor sau orice Reprezentant al Furnizorului și orice Persoană în legătură cu E-Infra și (ii) Structura participațiilor corectă și completă la data emiterii prezentei declarații;
- Înțeleg că nerespectarea de către Furnizor sau, respectiv de către orice Reprezentant al Furnizorului a prevederilor Codului de Conduită, precum și nerespectarea obligației de a declara Conflictul de interese poate duce la încetarea oricăror și tuturor relațiilor contractuale și de afaceri dintre Furnizor și Netcity și, de asemenea, poate provoca daune atât Netcity cât și E-Infra, Netcity fiind astfel în drept de a raporta conduita neconformă către autoritățile relevante, după caz;
- Furnizorul se obligă să aducă la cunoștința Netcity orice modificare a Relațiilor Semnificative și/sau Structura participațiilor. Furnizorul înțelege că nerespectarea acestei obligații poate duce la încetarea oricăror și tuturor relațiilor contractuale și de afaceri dintre Furnizor și E-Infra și, de asemenea, poate provoca daune E-Infra, E-Infra fiind astfel în drept de a raporta conduita neconformă către autoritățile relevante, după caz.
Semnat de către _________________________ pentru Furnizor, azi, _______________ în București / la sediul E-Infra din București.
Politica netcity privind raportarea îngrijorărilor
Netcity ca parte a E-INFRA este dedicată întreținerii standardelor ridicate de conduită etică și profesională, precum și conformității depline cu toate legile, regulile și reglementările guvernamentale aplicabile cu privire la raportarea corporatistă și la divulgare, practicile de contabilitate, controalele financiare, practicile privind auditul și alte procese pentru prevenirea fraudei, mitei și corupției (denumite colectiv „Probleme administrative”). În mod similar, Netcity se așteaptă ca partenerii săi și întregul personal implicat în activitatea Societății să mențină standardele ridicate în desfășurarea activității, cu onestitate și integritate
Prezentele reguli se aplică Îngrijorărilor cu privire la administrare (așa cum sunt acestea definite mai jos) pe care le poate avea orice individ lucrând la orice nivel al Societății sau Grupului E-INFRA, inclusiv administratori, funcționari, angajați, consultanți, contractanți, lucrători cu jumătate de normă și cu normă întreagă, precum și personalul ocazional sau al agenției (fiecare dintre aceștia fiind o „Persoană relevantă”)
Societatea a implementat o procedură prin care orice persoană să poată raporta orice îngrijorare cu privire la administrarea Societății și/sau E-INFRA . În acest sens, a fost adoptată procedura privind raportarea anonimă a îngrijorărilor („Procedura”)
În prezenta Procedură sintagma Îngrijorări cu privire la administrare” se dorește a fi una generală și comprehensivă, incluzând orice problemă care, după părerea rezonabilă și onestă a Persoanei relevante, reprezintă o abatere de la îndatoririle de serviciu, este ilegală, lipsită de etică, neregulamentară sau infracțiune, contrară politicilor adoptate de Netcity și/sau Grupul E-INFRA sau incorectă ori inadecvată din alte puncte de vedere.
Exemplele includ, printre altele:
- încălcări ale legii aplicabile, documentelor statutare ale Netcity, precum și ale regulilor sau reglementărilor ce fac referire la raportarea sau divulgarea informațiilor în legătură cu Netcity;
- încălcarea Codului de conduită etică și profesională al Netcity, a Politicii anti-mită și anticorupție, precum și a oricăror alte documente, politici și proceduri ale Netcity;
- fraudă sau eroare voită în pregătirea, evaluarea, revizuirea sau auditul oricărei declarații financiare a Netcity;
- fraudă sau eroare voită în pregătirea, evaluarea, revizuirea sau auditul oricărei declarații financiare a Netcity;
- fraudă sau eroare voită în procesul de contractare în desfășurarea activității și/sau în legătură în orice mod cu Netcity;
- deficiențe în sau nerespectarea politicilor și controalelor interne ale Netcity;
- înșelăciune în convenții sau fals în declarații din partea unui administrator, funcționar, angajat sau contractor Netcity, cu privire la o problemă din evidențele contabile, rapoarte, rapoarte de audit, contractare;
- devierea de la raportarea completă și onestă a situației financiare Netcity;
- neraportarea oricăror conflicte de interese;
- ascunderea în mod deliberat a problemelor de mai sus; etc.
Raportarea Îngrijorărilor cu privire la administrare – Persoană relevantă trebuie să raporteze o Îngrijorare cu privire la administrare în momentul în care are o suspiciune sau o neliniște rezonabilă despre o Îngrijorare cu privire la administrare. O Persoană relevantă nu trebuie să investigheze personal problema înainte de a o raporta.
Netcity încurajează Persoanele relevante să trateze Îngrijorările cu privire la administrare intern, și nu în afara organizației. O Persoană relevantă este în foarte puține cazuri nevoită să facă aceste divulgări externe, însă este acceptat faptul că pot exista anumite situații în care Persoana relevantă poate fi nevoită să contacteze autorități exterioare, și anume agenții de reglementare relevanți.
Netcity cunoaște faptul că o Persoană relevantă își poate face probleme în ceea ce privește consecințele raportării unei Îngrijorări cu privire la administrare și în acest sens păstrează confidențialitatea, pe cât posibil, a tuturor datelor și informațiilor cu privire la Persoana relevantă. Scopul Netcity prin intermediul acestei Politici este încurajarea Persoanelor relevante să aducă la cunoștință îngrijorările cu bună-credință. Netcity Telecom va ajuta Persoanele relevante să realizeze acest lucru.
Netcity încurajează toate Persoanele relevante să raporteze Îngrijorările cu privire la administrare în mod deschis. Dacă o Persoană relevantă dorește să raporteze confidențial o Îngrijorare cu privire la administrare, Netcity va depune toate eforturile să păstreze identitatea Persoanei relevante confidențială. Cu toate acestea, nu este întotdeauna posibil pentru Netcity să garanteze confidențialitatea Persoanei relevante. Când apar astfel de situații, Netcity va discuta mai întâi situația cu Persoana relevantă.
Netcity va implementa, asigurându-se că toate entitățile care pot ajuta compania în implementarea prezentei Politici o vor implementa, toate măsurile de securitate necesare pentru asigurarea securității informațiilor personale prelucrate sub incidența prezentei Politici.
O Persoană relevantă poate raporta o Îngrijorare cu privire la administrare fără a se teme de concediere, alte acțiuni disciplinare, răzbunare sau discriminare de orice fel ca urmare a sesizării unei Îngrijorări cu privire la administrare cu bună-credință.
Netcity va depune toate eforturile necesare pentru investigarea unei Îngrijorări cu privire la administrare cât se poate de repede. Investigația poate să necesite cooperarea Persoanei relevante implicate.
Netcity va ține, pe cât posibil, Persoana relevantă la curent cu progresul investigației și va comunica rezultatul dacă este solicitat, însă există situații când acest lucru nu este posibil. O Persoană relevantă va trata și păstra confidențiale toate informațiile în legătură cu sau pe care le primește ca urmare a unei investigații.
Pentru a asigura faptul că toți administratorii, funcționarii și angajații Societății, împreună cu consultanții și contractanții care oferă servicii substanțiale Societății, cunosc conținutul său, la contractarea acestora și în fiecare an ulterior, o copie a prezentei politici va fi furnizată fiecăruia sau vor fi anunțați că prezenta politică este disponibilă pe website-ul Netcity pentru consultare. Fiecare dintre aceste persoane (i) va conveni să se supună acestei Politici la primirea prevederilor sau a notificării; (ii) va fi informată când sunt aduse modificări semnificative prezentei politici; și (iii) după caz, va fi instruită cu privire la importanța acesteia. În măsura accesibilității, vor fi notificate și alte Persoane responsabile.
Politici de conformitate
Politicile interne ale Netcity Telecom, disponibile pentru descărcare.